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蓝光报销系统上线新功能 发票自动“验真查重“提效率

2019年06月25日  来源:蓝光BRC

2019年5月1日,蓝光发展报销影像系统发票自动验真查重功能正式上线,不仅大量减少了人工操作,而且降低了重复打印报销、多头报销的风险,给报销带来了极大的便利。


发票报销存在的四个问题


过去,许多员工向财务管理部反应了报销时存在的一些与发票有关的问题,主要反应在以下四个方面:

1、根据国家税收政策和公司现行规定以及财务税收管理需要,需对“增值税专用发票、增值税普通发票、增值税电子普通发票、机动车销售统一发票、增值税普通发票(卷票,通用机打发票,工程成本10万元以上/张、其他1万元以上/张)”进行验真查重。发票自动验真查重功能上线前,报销人员需登录国家税务总局全国增值税发票查验平台或者各省税务局发票查询平台对发票进行发查验,并将查验结果截图上传至报销影像系统。然而,部分员工不知道在哪里进行发票验真。

2、自2016年1月1日增值税电子发票全国推广以来,开票量较大的行业如电商、电信、快递、公用事业等行业的电子发票已经普及,公司或者员工在购买服务后,收到增值税电子普通发票进行报销的频率也越来越高。虽然电子发票具有无纸化、能耗低、查询方便、易保存等诸多优点,但是接收电子发票的企业还存在重复打印报销、多头报销的风险。

3、根据公司财务核算及税务风险管控的要求,在填写报销申请单时,需要填写发票明细中的发票类型、税率、价税合计等信息,且大多数与业务大小类部分信息重复,增值税专用发票还必须要按份填写发票代码、发票号码的信息,使得人工录入操作过多。

4、报销流程通过领导审批后,需要将增值税电子普通发票打印出来传递至本地财务,本地财务需核对纸质发票、上传的影像资料以及发票明细是否一致,若不一致则会被退回修改信息。


新功能上线的四大便利


这些问题的出现,给报销带来诸多不便,亟待解决。为此,财务管理部和信息中心利用共享影像系统和税务管理系统提供发票自动验真查重功能,给报销带来了极大的便利。

1、取消发票人工网上验真并上传截图

发票自动验真功能上线后,电子发票、专用发票、增值税普通发票可以自动识别后验真;大额卷式(机打)发票可以一站式人工查验,不再提供税局网站查验截图。

2、避免发票重复报销

发票自动查重功能上线后,经报销过的增值税电子普通发票会存储在系统后台,若再次报销,系统会提示,该报销就不能通过。因此从根本上避免和杜绝发票的重复报销。

3、发票明细自动生成

对于验真查重成功的发票,系统根据识别到的发票信息自动填写发票明细的所有信息,报销人员只需根据票面信息核对修正即可,有效减少人工录入操作。

4、取消电子发票打印

发票自动验真查重后,系统会自动填写发票明细,从根本上解决了上传影像资料与发票明细填写不一致的情况。因此报销人员向本地财务提交报销资料时,所有电子发票不再逐份打印成纸质发票,由报销面单上的发票明细清单代替。使得报销流程进一步简化,也逐步实现无纸化操作以节约成本。

发票自动验真查重上线后,收到了公司员工的积极反馈。例如,行政的某位员工向财务管理部反馈,他以前每次ETC电子发票报销,少的时候三四十多张,多的时候七八十多张,花费四五十多分钟录入发票明细是常事,而且很容易出错。现在发票验真查重上线后,用PDF格式的电子发票就很方便了,它能自动填写发票明细,录入工作几分钟就搞定了,工作效率明显提高了。


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